Colaboración desde la distancia


Los entornos remotos en equipo son más comunes que nunca en el lugar de trabajo, pero la pandemia COVID-19 reciente ha quitado a muchos la opción de estar presentes físicamente. La inclinación resultante en tiempo de oficina virtual ha hecho que algunos empleados se vean forzados a una nueva manera de colaboración con sus equipos que a menudo puede ser abrumadora. Entonces ¿cómo los compañeros de trabajo mantienen la productividad y el trabajo eficaz en equipo desde sus ubicaciones individuales? Hemos recopilado algunos consejos para preparar el camino para una colaboración positiva y productiva en el trabajo remoto.

Centrarse en los resultados

Cuando los equipos son separados, ya sea por eventos sin precedentes como la pandemia COVID-19 o por inconvenientes normales como husos horarios, puede resultar un desafío llevar un control exacto de en qué está trabajando su equipo y cuándo. Los trabajadores remotos requieren un mayor nivel de confianza y responsabilidad en el entendimiento de que las tareas se completarán de acuerdo a los objetivos establecidos en el lugar. Dar a los trabajadores remotos la capacidad para determinar el horario más efectivo para su situación y ubicación promueve la productividad personal y puede mejorar la moral durante lo que, de otro modo, podría ser una experiencia estresante. Es esta flexibilidad lo que permite que trabajar desde el hogar funcione correctamente sin abrumar a los empleados o gerentes, permitiendo así un mayor enfoque en el rendimiento y un resultado más positivo.

Comunicarse con claridad

Cuando los equipos no están físicamente en la misma ubicación, puede ser un desafío acordar los objetivos, intercambiar ideas y delegar tareas. Krisp detalla una lista de mejores prácticas de la colaboración remota que explican que la comunicación simple y clara y los objetivos de corto plazo son ideales para los equipos que se encuentran separados en tiempo y espacio. Este blog pone énfasis específicamente en la claridad. Al enviar un email, tómese un momento para organizar su contenido en bloques fáciles de leer y utilice viñetas para detallar listas y puntos clave. El tiempo adicional que se invierte en hacer estos pequeños ajustes podría evitar la confusión de sus compañeros de trabajo y las preguntas adicionales posteriores.

La comunicación efectiva no se limita a las tareas y los productos finales. También se deben comunicar con claridad las necesidades del ser humano. Puede ser más difícil establecer conexiones personales y explicar desafíos y malentendidos al trabajar separado de un equipo o gerente. Al trabajar de manera remota, es aún más necesario informar sobre cualquier problema o inquietud para poder resolverlo con rapidez y en forma positiva. Programar reuniones regulares con los compañeros de trabajo y los miembros del equipo es una gran solución para detectar con anticipación cualquier dificultad y trabajar en ella en un entorno colaborativo.

Utilizar tecnología colaborativa

Utilizar las herramientas disponibles para los equipos remotos puede eliminar muchas de las barreras creadas por la distancia. Steelcase recomienda desarrollar una pizarra de proyectos compartidos que permita que los miembros del equipo compartan el estado de sus tareas, actualicen los objetivos y compartan documentos. Muchas de estas plataformas, como Asana, Basecamp y Microsoft Teams, permiten que los compañeros de trabajo chateen entre ellos directamente para proporcionar comunicación y contacto en tiempo real.

Otra forma excelente de permanecer en contacto es a través de videoconferencia. Las aplicaciones de videoconferencia populares incluyen Ampliar, Skype, Webex y GoToMeeting. Es fácil dejar que su mente divague en medio de una conferencia telefónica o usar ese tiempo para escribir e-mails cuando nadie puede verlo. Las conversaciones virtuales cara a cara permiten que las personas se conecten con más intimidad y permanezcan concentradas en la conversación. Muchas veces, las expresiones faciales, el lenguaje corporal y los gestos son tan importantes en la conversación como nuestras palabras. Estos factores cruciales se pierden en un e-mail u otra comunicación de texto, lo que genera una sensación de distancia y desconexión. Las videollamadas son una parte fundamental de la conexión del trabajador remoto con las tareas y los miembros de su equipo y a la vez mantienen el elemento de interacción humana que es esencial para una vida de trabajo productivo.

Usar herramientas analógicas para mantenerse organizado

Mantenerse organizado es una de las claves para un día productivo. Usar herramientas analógicas como cuadernos, notas autoadhesivas y pizarras blancas personales mejora la retención, el ánimo y activa el cerebro de manera muy diferente a las herramientas digitales. La actividad física de usar el bolígrafo y el papel o el marcador y la pizarra blanca activan redes en nuestro cerebro para filtrar información y dirigir el enfoque. Comience cada día dando prioridad a los proyectos u objetivos que necesita lograr ese día y repase al final del día cuánto ha avanzado. Tachar artículos en una lista de tareas pendientes puede ser gratificante, ya que brinda un sentido de logro y cumplimiento. Estas herramientas analógicas también son un punto de referencia excelente en las conferencias telefónicas y las reuniones virtuales para mantenerse según lo programado, al anotar lo que se ha completado y qué tareas requieren un mayor análisis.

Entorno de oficina en el hogar con monitor grande sobre el escritorio y una pizarra blanca personal colgada en la pared

Trabajar en forma remota puede ser gratificante y al mismo tiempo un desafío y los equipos colaborativos que de repente trabajan desde el hogar enfrentarán una curva de aprendizaje al explorar la distancia y la tecnología involucradas. Al emplear estas tácticas, los individuos remotos pueden ser más exitosos en el hogar y los equipos pueden trabajar juntos de manera más efectiva con una actitud positiva y comprometida.

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